Outlook: E-Mail-Flut / Wie behalte ich den Überblick?

Bei all den E-Mails und den damit verbundenen Aufgaben, die so täglich auf den Schreibtisch "flattern" braucht man einen Mechanismus, der hilft zu priorisieren, den Überblick zu bewahren und Termine nicht zu verpassen.

Outlook bietet viel Unterstützung. Allerdings habe ich eine Weile herumprobiert, bis ich den für mich optimalen Weg gefunden habe. Gern stelle Euch meine Lösung hier vor. 

Ich verwende dazu:

1. Benutzerdefinierte Felder: Bewährt hat sich das Anlegen eines numerische Feld "PRIO" und eines alphanumerischen Feldes "BEMERKUNG". Über PRIO kann ich die mit der E-Mail verbundene Aufgabe priorisieren und mit BEMERKUNG habe ich die Möglichkeit zusätzliche Infos zum Stand der Abarbeitung zu hinterlegen.

2. Kategorien: Solche Kategorien wie "Antwort erforderlich", "Handeln erforderlich" ermöglichen eine übersichtliche Aktionszuordnung.

3. Fälligkeiten: E-Mails, kann man durch das Setzen eines Termin-Fähnchens in einen Vorgang umwandeln.  Das ist eine mit einer E-Mail verbundene Aufgabe. Ist der Termin für den Vorgang überschritten, dann erscheint die E-Mail rot hervorgehoben.

4. Erinnerungen: In einigen wenigen Fällen setze ich auch für E-Mail Erinnerungen (Glockensymbol). Diese Mail erscheinen dann zum vereinbarten Zeitpunkt im Erinnerungsfenster von Outlook.

5. Bedingte Formate: Mails, die nur an mich gegangen sind, lasse ich über eine bedingte Formatierung einfärben. Damit heben sie sich von den Mitteilungen ab, die auch an andere Empfänger gegangen sind.

6. Suchordner: Die Info-Zentrale ist der Suchordner "Wichtig". Er ist eine komprimierte Ansicht auf die gekennzeichneten E-Mails. Gekennzeichnet werden von mir übrigens auch wichtige gesendete E-Mails. Diese erscheinen dann ebenfalls im Suchordner. Damit gibt es eine zentrale Stelle, an der alle wichtigen (gekennzeichneten) E-Mails aufgelistet werden. Durch das "Abhaken" einer E-Mail im Suchordner verschwindet sie aus dieser wichtigen Übersicht.
   Um diesen Suchordner definieren zu können, braucht man den Abfrage-Generator in Outlook.
   Wie man den aktivieren kann, findet Ihr hier:  Outlook: Den versteckten Abfrage-Generator aktivieren

Und so sieht die Liste im Suchordner "WICHTIG" aus.