Outlook und Word: Adress-Informationen eines Kontaktes mit Klick nach Word übernehmen ohne die Serienbrief-Funktion benutzen zu müssen

In Word gibt es den Befehl Adressbuch, der auf keinem Register im Menüband zu finden ist. Man kann sich diesen Befehl allerdings aus der Liste aller Befehle in das Menüband oder in die Schnellstart-Leiste holen.

Der Befehl öffnet das Adressbuch. Man wählt sich einfach den Kontakt aus, zu dem man die Informationen in Word einfügen möchte. Okay und fertig? Nicht ganz, denn wahrscheinlich wird das Ergebnis nicht auf Anhieb überzeugen.

Welche Informationen und in welcher Reihenfolge in Word ausgegeben werden, kann man selbst festlegen.

Dazu erstellt man sich einen Autotext mit dem Namen "Adresslayout" (Siehe Tabelle unten links). In den spitzen Klammern steht jeweils der Outlook-Datenfeldname.

Die geschweiften Klammern bedeuten: "Das bitte nur ausgeben, wenn die Informationen wirklich vorhanden sind". Im Beispiel unten werden die geschweiften Klammern unter anderem beim Titel (<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX>) verwendet. Hat der gewählte Kontakt also beispielsweise keinen Doktor-Titel, so wird auch das Leerzeichen zum Trennen von <PR_DISPLAY_NAME_PREFIX> und <PR_TITLE> nicht erzeugt.

Autotext Adresslayout

{<PR_COMPANY_NAME>
}{<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX> }{<PR_TITLE> }{<PR_GIVEN_NAME> }{<PR_SURNAME>}
<PR_STREET_ADDRESS>
<PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY>

E-Mail: <PR_EMAIL_ADDRESS>
Telefon: <PR_OFFICE_TELEPHONE_NUMBER>